L’ex amministratore può sempre richiedere la restituzione delle somme anticipate?

“L’ex amministratore del nostro condominio ci ha richiesto ripetutamente la restituzione di una somma pari a Euro 5.000 per presunti anticipi da lui effettuati per pagare debiti del condominio, mai meglio precisati. Ci ha anche minacciato di citarci in giudizio. Dobbiamo pagare? Possiamo chiedere qualche pezza d’appoggio?”

Spesso accade che l’amministratore di condominio si trovi costretto ad anticipare delle somme di tasca sua per spese urgenti, non avendo in cassa somme sufficienti per farvi fronte. Ad esempio, quando vi è la polizza assicurativa in scadenza, oppure una bolletta dell’utenza elettrica che, se non pagata, potrebbe portare al fermo dell’ascensore o allo spegnimento delle luci del condomino.

Finché è in carica, l’amministratore ha la possibilità di recuperare detti anticipi da sé. Ma che accade se nel frattempo non viene confermato nel suo incarico e subentra un nuovo amministratore?

L’amministratore cessato dall’incarico ha diritto di chiedere il rimborso delle somme anticipate per la gestione condominiale sia nei confronti del condominio sia, cumulativamente, nei confronti di ogni singolo condomino.

Infatti ai rapporti tra amministratore e condominio e singoli condomini è applicabile la disciplina del mandato, la quale prevede, all’articolo 1720, primo comma, del codice civile, che «il mandante (in questo caso il condominio ed i singoli condomini) deve rimborsare al mandatario (l’amministratore) le anticipazioni, con gli interessi legali dal giorno in cui sono state fatte».

Tuttavia è a carico dell’amministratore richiedente l’onere di provare il diritto alla restituzione delle somme anticipate e di aver pagato i debiti del condominio con denaro proprio.

Più precisamente, l'amministratore ha diritto al rimborso delle anticipazioni ma delle stesse deve fornire rigorosa prova, non essendo sufficiente far riferimento alla voce "amministrazione /anticipi a inizio gestione" del registro di cassa.

Non è quindi sufficiente che l’amministratore indichi solo l'ammontare complessivo del proprio credito, senza fornire alcuna indicazione sulla natura delle spese che sarebbero state sostenute nell'interesse del condominio e di quando sarebbero state affrontate, senza fornire peraltro la prova di aver utilizzato fondi personali.

È sufficiente come prova a favore dell’amministratore la delibera con cui l’assemblea ha approvato il bilancio che riporta, nel registro di cassa, un'uscita sotto la voce "amministrazione /anticipi a inizio gestione"? No, tale delibera non è sufficiente per poter affermare di aver soddisfatto il proprio onere processuale, poiché l'indicazione nel registro di cassa del presunto credito è generica, riferendosi astrattamente ad "amministrazione /anticipi a inizio gestione" e non specificando essa distintamente la fonte degli asseriti versamenti effettuati dall'ex amministratore (cioè l'effettivo impiego di fondi personali) né la pertinenza a obbligazioni gravanti sul condominio.

E se nel verbale di passaggio di consegne è indicato un credito per anticipazioni sostenute nelle precedenti gestioni da lui stesso attuate? Anche in questo caso il verbale di consegna della documentazione contabile dal vecchio al nuovo amministratore non prova l’esistenza del credito a favore del vecchio amministratore, in quanto il nuovo amministratore non ha il potere di asseverare il presunto credito. In questo contesto, la sottoscrizione del verbale di consegna della documentazione, apposta dal nuovo amministratore, non integra, pertanto, una ricognizione di debito fatta dal condominio in relazione alle anticipazioni di pagamenti ascritte al precedente amministratore e risultanti dalla situazione di cassa registrata (Cass. Sez. 2, 28/05/2012, n. 8498).

La Suprema Corte ha evidenziato che "Il nuovo amministratore di un condominio, se non autorizzato dai partecipanti alla comunione, non ha il potere di approvare incassi e spese condominiali risultanti da prospetti sintetici consegnatigli dal precedente amministratore e, pertanto, l'accettazione di tali documenti non costituisce prova idonea del debito nei confronti di quest'ultimo da parte dei condomini per l'importo corrispondente al disavanzo tra le rispettive poste contabili, spettando, invece, all'assemblea dei condomini approvare il conto consuntivo, onde confrontarlo con il preventivo ovvero valutare l'opportunità delle spese affrontate d'iniziativa dell'amministratore".

In conclusione, dal momento che a volte le anticipazioni da parte dell’amministratore sono inevitabili, è opportuno che, in tali casi, l’amministratore usi sistemi di pagamento tracciati, perché la prova sarebbe senza dubbio più complessa in caso di pagamento in contanti; inoltre il pagamento tracciato rende subito evidente l’origine di tali somme, ovvero i fondi personali dell’amministratore. Inoltre è bene che l’amministrazione indichi sempre nel rendiconto in modo specifico e dettagliato i pagamenti fatti con fondi propri. Così facendo l’amministratore si assicura, anche in caso di sua sostituzione, un recupero certo e senza contestazioni delle somme anticipate per il condominio.